Afspraak inplannen met een kandidaat

Er zit een interessante kandidaat in procedure die je graag wil uitnodigen voor een gesprek. Je hebt telefonisch deze kandidaat gesproken en er een afspraak mee ingepland. Hoe je de afspraak vervolgens per mail bevestigt naar de kandidaat, lees je in dit artikel.

Afspraakbevestiging versturen naar de kandidaat

Stap 1. De functionaliteit 'Afspraak bevestigen' openen

Klik vanuit het vacatureoverzicht achter de juiste vacature door naar de fase "In behandeling". 

Je komt nu uit bij alle kandidaten die in de fase "In behandeling" zitten. Zoek hier de kandidaat op wie je een afspraakbevestiging wil sturen en klik achter de naam van de kandidaat op het icoon van een agenda om de functionaliteit "Afspraak vastleggen" te openen. Er opent zich een nieuw scherm waar je de afspraak gaat vastleggen. 

 Stap 2. Bepaal wat voor afspraak het is 

In het formulier zie je als eerste veld "Soort afspraak". In dit veld bepaal je logischerwijs wat voor soort afspraak het betreft. De informatie die je hier invult wordt in TOOL2MATCH geborgd en wordt daarnaast in de mail toegevoegd die je (optioneel) als afspraakbevestiging verstuurt. 

Stap 3. Bepaal de aanwezige gesprekspartners

In het volgende veld bepaal je welke collega's aanwezig zijn bij dit gesprek. Je kan hier kiezen uit alle collega's die zijn toegevoegd als Selectiecommissielid en/of Stakeholder. Vink simpelweg de collega's die aanwezig zijn bij de afspraak aan.

**LET OP: Staat de juiste gesprekspartner er niet tussen? Voeg deze simpelweg als Stakeholder toe en dan kan je deze alsnog koppelen aan deze afspraak. Je kan ook altijd eventueel nog de gesprekspartners er handmatig in de mail bij zetten. 

Stap 4. Geef de datum & tijd in

Zoek in de kalender de juiste datum op en selecteer de juiste tijd.  

Stap 5. Vul de locatie gegevens in

Waar vindt het gesprek plaats? Automatisch worden hier de locatie gegevens van de gekoppelde vestiging toegevoegd. Vindt dit gesprek toevallig ergens anders plaats? Wijzig dan de locatie gegevens. 

Stap 6. Afspraakbevestiging versturen naar de kandidaat & gesprekspartners

Wil je ook een afspraakbevestiging richting kandidaat & gesprekspartners sturen? Vink deze checkboxen dan aan. Je ziet twee velden verschijnen waarin je de mail naar de kandidaat & gesprekspartners kan wijzigen en controleren. 

Wil je geen afspraakbevestiging versturen? Klik dan simpelweg op de button "AFSPRAAK AANMAKEN". De afspraak wordt wel geborgd in het systeem, maar er wordt geen afspraakbevestiging verstuurd per mail.

Stap 7. Controleer de mail die als afspraakbevestiging naar de kandidaat wordt gestuurd 

Het eerst veld betreft het bericht dat naar kandidaten wordt verstuurd. Standaard wordt het mailsjabloon "Afspraakbevestiging" ingeladen, maar je hebt hier de mogelijkheid om een ander mailsjabloon te kiezen. 

Zodra je het juiste mailsjabloon hebt gekozen, kan je nog het onderwerp van de mail aanpassen en/of wijzigingen in de mail zelf doorvoeren. De mergevelden (alle velden die tussen deze haken staan [...]) worden automatisch ingevuld met de informatie die je erboven hebt ingevuld. 

Tot slot is het mogelijk om een bijlage toe te voegen aan je mail. Dit dit je door onder het mailbericht op "Bijlage toevoegen" te klikken. 

Stap 8. Controleer de mail die je naar de gesprekspartner(s) gaat sturen

Als tweede kader zie je het bericht wat naar gesprekspartners wordt verstuurd. Dit is vergelijkbaar met het bericht dat naar kandidaten wordt verstuurd, alleen is dit bericht qua content natuurlijk net iets anders. Dit bericht wordt aan alle gesprekspartners verstuurd die je hebt aangevinkt tijdens het inplannen van de afspraak. 

Aan beide mails zit ook een agenda-item verbonden. De kandidaat & gesprekspartners kunnen daardoor direct de afspraak in hun agenda inplannen.

**TIP: Merk je dat je vaak het bericht naar kandidaten en/of gesprekspartners handmatig nog moet aanpassen? Pas dan het mailsjabloon aan op de Settingspagina. Het mailsjabloon wat je daar ingeeft, wordt als standaard getoond tijdens het inplannen van een afspraak. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel.