Een nieuwe werknemer toevoegen

Wil je een (nieuwe) collega toegang geven tot het systeem? Dit kan via de Settingspagina. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel.

Een nieuwe werknemer toevoegen

Stap 1. Open het tabblad "Algemene instellingen"

Ga naar de pagina "Settings"...

... je komt direct uit in het tabblad "Algemene instellingen". 

Stap 2. Scroll naar het kader "Werknemers beheren"

Scroll een stukje naar beneden tot je bij het kader "Werknemers beheren" bent. Eerst zie je een overzicht van alle werknemers die al een account hebben. Om een nieuwe collega toe te voegen, scroll je helemaal naar beneden in deze lijst en klik je op de button “Nieuwe werknemer”. 

Stap 3. Voeg de nieuwe collega toe

Er klapt een formulier uit waar je de gegevens van de nieuwe collega gaat invullen. 

De voornaam, achternaam en het mailadres zijn verplicht om toe te voegen. We raden aan om ook de functietitel in te voeren, aangezien deze automatisch wordt toegevoegd in sommige mailsjablonen. 

De overige velden (LinkedIn profiel, pasfoto, telefoon en mobiele telefoon) zijn optioneel om in te voeren. Wel is het zo dat hoe meer gegevens je hier invult, hoe makkelijker het op een later moment is om gegevens van een collega bij een vacature toe te voegen op het moment dat je ze contactpersoon maakt voor die vacature. 

Stap 4. Handtekening toevoegen

 Ook kan je direct de handtekening van een collega toevoegen. De handtekening kan direct worden ingevuld, maar kan ook op een later moment door de betreffende nieuwe werknemer nog worden aangemaakt/aangepast.

**TIP: We raden het altijd aan om in ieder geval de naam van de collega in te vullen. Op het moment dat de collega namelijk een keer een mail gaat versturen, wordt er geen afsluiting aan de mail toegevoegd op het moment dat het veld [handtekening] niet is ingevuld. 

Stap 5. Bepaal het rechtenniveau

Onder het veld "Handtekening' vind je aan de linkerkant een dropdown menu waar je het Gebruikertype kan koppelen. In dit veld bepaal je welk rechtenniveau je collega krijg en dus hoeveel toegang hij/zij krijgt tot TOOL2MATCH. 

 Je kan kiezen uit deze 4 opties: 

• Beheerder
• Gebruiker
• Stakeholder
• Vestigingsmanager*

Benieuwd wat collega’s precies met de verschillende rechtenniveaus kunnen? Lees dan eens dit artikel. 

Aan de rechtenniveaus Gebruiker en Vestigingsmanager kan je ook extra rechten koppelen, zodat ze ook toegang hebben tot de pagina ‘Database’, ‘Rapporten’ en/of ‘Jobsite Beheer’. 

* Dit rechtenniveau is niet standaard beschikbaar voor alle TOOL2MATCH gebruikers. Wil je dit rechtenniveau voor jou omgeving activeren? Stuur dan even een berichtje naar info@TOOL2MATCH.nl zodat we het voor je kunnen inregelen en uitleggen. 

Stap 6. Opslaan van de nieuwe werknemer

Klik op de blauwe button “OPSLAAN”. Er wordt direct een mail met inloggegevens verstuurt naar de collega’s die het rechtenprofiel Beheerder, Gebruiker of Vestigingsmanager hebben. Naar de collega's met het rechtenniveau "Stakeholder" wordt geen mail met inloggegevens verstuurd. 

**LET OP Deze mail kan bij de ongewenste mail van de collega komen.