Privacy policy verplichten in het sollicitatieformulier

Vanuit TOOL2MATCH staat als standaard ingesteld dat sollicitanten tijdens het solliciteren niet verplichten de privacy policy hoeven te accepteren. Hiermee sluiten we uit dat sollicitanten aan de hand van hun privacy-voorkeuren niet kunnen solliciteren. Je hebt binnen TOOL2MATCH wel de mogelijkheid om sollicitanten te verplichten om de privacy policy te accepteren. Waar je dit doet in het systeem, lees je in dit artikel. 

Hoe maak je "Privacy policy" een verplicht veld in het sollicitatieformulier? 

Stap 1. Open het tabblad "Extra instellingen"

Ga naar de pagina "Settings"...

... en klik door naar het tabblad "Vacature instellingen".  

Stap 2. Scroll naar het kader "Verplichten privacy policy voor sollicitanten"

Scroll een stuk naar beneden tot je het kader "Verplichten privacy policy voor sollicitanten" ziet. In dit kader heb je de mogelijkheid om de privacy policy een verplicht veld te maken in het sollicitatieformulier. 

Stap 3. Verplicht de privacy policy in het sollicitatieformulier

Klik op de button "Privacy policy verplichten". Je ziet in het kader de volgende tekst verschijnen "Het verplichten van de privacy policy is gedeactiveerd op <datum> door <gebruikersnaam>". 

Vanaf het moment dat deze feature is geactiveerd zie je in het sollicitatieformulier achter het woord "Privacy policy" een asterisk (*) terugkomen. Vanaf dat moment is het voor kandidaten dus niet meer mogelijk om te solliciteren. 

Stap 4. Voer een aanpassing door in de privacy policy 

Standaard staat in de privacy policy de volgende tekst opgenomen "Uw persoonsgegevens worden binnen 1 maand na sluiting van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij u deze privacy policy accepteert, dan zullen we uw gegevens maximaal 1 jaar bewaren."

Op het moment dat je de privacy policy een verplicht veld maakt in je sollicitatieformulier, moet je bovenstaande tekst ook aanpassen. Bepaal hoe lang je de gegevens van een kandidaat wil bewaren (we raden maximaal 1 jaar aan)  en pas de tekst hierop. Waar je precies de tekst van de privacy policy aanpast in TOOL2MATCH, lees je in dit artikel. 

Let op: Controleer of de bewaartermijn die je aangeeft in de privacy policy ook overeenkomt met de bewaartermijn die in het databaseonderhoud wordt aangegeven als termijn tot het laatste contactmoment. Meer over het databaseonderhoud, lees je in dit artikel.