Het sollicitatieformulier inrichten

Om een kandidaat te beoordelen, heb je natuurlijk bepaalde informatie van de sollicitant om het profiel te kunnen beoordelen. Dit kan per vacature verschillend zijn. Je richt daarom per vacature in welke informatie je wel/niet wil uitvragen. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel! 

Sollicitatieformulier inrichten

Het inrichten van het sollicitatieformulier bestaat uit 3 onderdelen: 

• (eventueel) instellen van pre-selectievragen
  
• (eventueel) instellen van open vragen
• instellen van de velden die worden uitgevraagd
  

Alle drie de onderdelen worden in dit artikel na elkaar besproken. 

Stap 1. Open de pagina "Weergave instellingen"

Klik vanuit het vacatureoverzicht door naar de vacature waar je het sollicitatieformulier van wil inrichten. Klik vervolgens door naar de pagina "Weergave instellingen". Op deze pagina ga je het sollicitatieformulier kunnen inrichten. 

Stap 2. Voeg pre-selectievragen toe

Scroll naar het kader "Pre-selectievragen". Je kan twee verschillende 'soorten' pre-selectievragen toevoegen: 

• Informatieve vragen: Dit zijn vragen die enkel extra informatie van de kandidaat geven. Deze vragen dragen niet bij aan een automatische selectie. 
• Killer vragen: Dit zijn vragen waar selectie door plaatsvindt. Er worden punten toegekend aan het antwoord van de kandidaat en bij 'te weinig' punten, wordt de kandidaat automatisch verplaatst naar de fase "Af te wijzen". Deze punten zijn per vraag zelf toe te kennen en daarnaast is de minimaal te behalen score ook instelbaar. Alle door de kandidaat ingevulde killervragen moeten opgeteld genoeg punten geven.
  

Je voegt pre-selectievragen toe door op het blauwe plusje te klikken. Vervolgens vul je de volgende velden in: 

• Vraag: Vul hier de volledige vraag in zoals deze getoond mag worden in het sollicitatieformulier. Let tijdens het formuleren van de vraag erop dat deze enkel met 'ja' of 'nee' kan worden beantwoord. 
• Killer?: Wil je dat de vraag informatief of selectief is? Vul hier 'nee' in als de vraag informatief is en 'ja' als de vraag selectief is. 
• Antwoord?: Geef hier aan wat het 'gewenste' antwoord van de kandidaat is. 
• Score: Koppel een score aan de vraag op het moment dat je dit als selectieve/killer vraag hebt ingesteld.

Bovenin het kader geef je de "Minimaal te behalen score" in. Kandidaten moeten tijdens het beantwoorden van de vragen minimaal deze score behalen om meegenomen te worden in de procedure.

**TIP: Je kan met het aantal punten die je koppelt aan een vraag spelen door 'meer' punten aan een vraag te koppelen die belangrijker voor je is dan andere vragen. In bovenstaand voorbeeld heb je bijv. een voorkeur voor kandidaten die een afgeronde HBO opleiding hebben. Aan deze vraag is daarom 20 punten gekoppeld. Aan de andere 2 vragen zijn 10 punten gekoppeld. Als minimaal te behalen score is '20 punten' ingevuld. Wanneer kandidaten enkel de vraag over afgeronde HBO opleiding 'goed' invullen, behalen ze het minimaal aantal te behalen punten, maar ook wanneer ze de andere 2 vragen 'goed' invullen worden ze nog toegelaten tot de procedure. 

Wanneer kandidaten a.d.h.v. de vragen en de gekoppelde scores niet aan de minimaal te behalen score komen, komen de kandidaten automatische binnen in de wervingsfase "Af te wijzen". De kandidaat blijft hier dan 48 uur in staan voordat deze een automatisch gegenereerde afwijzing krijgt.  

Bij het wél behalen van de vooraf ingegeven minimale score zal de kandidaat die gesolliciteerd heeft gewoon in de wervingsfase "Nieuw" binnenkomen. 

** LET OP: De bovengenoemde automatische afwijzing vindt altijd plaats na 48 uur, maar uitsluitend op werkdagen en nooit voor 10:30 uur. Bijvoorbeeld, een kandidaat die op donderdag middag reageert en niet door de preselectie vragenlijst structuur heen komt, ontvangt dus pas op maandagochtend tussen 10:30 uur en 17:00 uur een afwijzing.

Stap 3. Open vragen toevoegen

Scroll één kader naar beneden en dan zie je het kader "Open vragen". 

Wanneer je meer wil weten over sollicitanten, maar dit kan niet verpakt worden in een pre-selectievraag, heb je de mogelijkheid open vragen te stellen. Klik op het blauwe plusje om een open vraag toe te voegen (zie onderstaande afbeelding). Zodra je een open vraag hebt gesteld, is het voor de kandidaat verplicht deze te beantwoorden.

Stap 4. Sollicitatievelden in het sollicitatieformulier

Scroll een stuk naar beneden tot je aan de rechterkant het kader "Weergave-opties sollicitatieformulier" ziet staan. 

In dit kader je instellen welke gegevens van de kandidaat je wil verzamelen en welke velden je dus gaat uitvragen. Het sollicitatieformulier bestaat standaard uit de volgende verplichte invulvelden: 

• Voornaam; 
• Achternaam; 
• E-mail; 
• Telefoonnummer. 

De overige invulvelden zijn optioneel om toe te voegen aan het sollicitatieformulier (zie onderstaande afbeelding). Vink aan welke velden je enkel zichtbaar wil maken voor de kandidaat om in te vullen en welke velden je verplicht voor een kandidaat om in te vullen om te kunnen solliciteren. 

**TIP: Veel sollicitanten maken gebruik van hun smartphone. Zij hebben niet altijd een recent CV en/of motivatiebrief bij de hand en moeten dus nog een keer terugkomen als je de optie CV en motivatiebrief verplicht maakt. Dit kan zorgen voor conversieverlies.

**TIP: Als je veel conversie verwacht, zorg dan voor veel invulvelden in het sollicitatieformulier en maak deze ook verplicht om in te vullen. Je kunt ook preselectievragen instellen in de vorm van killervragen zodat je alleen de écht 'interessante' kandidaten in je overzicht van nieuwe kandidaten krijgt. Verwacht je weinig response op de functie? Maak de drempel om te solliciteren dan zo laag mogelijk en stel weinig (verplichte) of zelfs geen verplichte velden in.